La Resolución 1843 de 2025 del Ministerio del Trabajo actualizó integralmente la práctica de las evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo de las historias clínicas. Su aplicación comprende a empleadores públicos y privados, contratantes, trabajadores dependientes e independientes y prestadores de servicios de seguridad y salud en el trabajo.
La norma exige, como mínimo, evaluaciones de preingreso, periódicas, de egreso, postincapacidad, por retorno laboral y de seguimiento o control. La evaluación postincapacidad debe realizarse al finalizar una incapacidad igual o superior a treinta días calendario —o antes, cuando sea necesario—, mientras que la de retorno procede antes de reintegrarse después de una ausencia no médica igual o superior a noventa días.
La periodicidad debe definirse dentro del SG-SST de acuerdo con los peligros, la magnitud y frecuencia de la exposición, el estado de salud y los programas de vigilancia epidemiológica. Aun en casos excepcionales, el intervalo no puede superar tres años y debe estar técnicamente justificado.
El empleador recibe el concepto de aptitud, las restricciones, recomendaciones y necesidades de adaptación, pero no la historia clínica ocupacional. Esta permanece bajo custodia del prestador o del médico competente y su acceso exige las condiciones legales de autorización y reserva. Incorporarla indiscriminadamente a la hoja de vida crea un riesgo laboral y de protección de datos sensibles.
La evaluación de egreso debe ofrecerse y realizarse dentro de los cinco días hábiles siguientes a la terminación, dejando constancia de la notificación. Si se identifica una posible enfermedad laboral o secuelas no diagnosticadas, el médico debe recomendar la atención y el seguimiento correspondientes.
Plan de cumplimiento para empleadores
- Actualice la matriz de evaluaciones según ingreso, cambio de cargo, incapacidad, retorno, seguimiento y egreso.
- Justifique técnicamente la periodicidad dentro de los programas de vigilancia epidemiológica.
- Ajuste los contratos con proveedores de medicina laboral y verifique licencias, custodia y entrega de conceptos.
- Separe la historia clínica ocupacional del expediente laboral y limite el tratamiento a la información autorizada.
- Documente la implementación y seguimiento de restricciones, recomendaciones y ajustes del puesto de trabajo.
La evaluación médica no puede convertirse en una barrera discriminatoria de acceso o permanencia. Las decisiones empresariales deben apoyarse en el concepto ocupacional, los riesgos del cargo y la posibilidad de realizar ajustes razonables.
Consultar la Resolución 1843 de 2025